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Assistenz (m/w/d)

Referenznummer: J0115354
Startdatum: 01.10.2022
Ort: Bayreuth
Sprache(n): deutsch

Beschreibung


Für unseren Kunden aus der Energiebranche in Bayreuth suchen wir im Rahmen einer projektbezogenen Festanstellung eine Assistenz (m/w/d) für einen langfristigen Einsatz von ca. 48 Monaten.

    Das sind die Aufgaben


    Administrative und organisatorische Unterstützung der/des Heads | Leads | SPMs sowie des zugewiesenen (Projekt-) teams in der Vorbereitung von Programm- und Projektunterlagen inkl. Präsentationen, sowie bei der Erstellung und Überwachung von Schriftverkehr, Maßnahmen- und Tätigkeitslisten

    • Betreuung der Projektbüros Münchberg und Weiden vor Ort, Reisetätigkeit ca. 50%
    • Planung und Buchung von Veranstaltungen und Programm- und Projekttreffen (interne Sitzungen sowie Termine mit Unternehmen und Regierungsinstitutionen)
    • Reise- und Unterkunftsplanung und Buchung für verschiedene Aktivitäten (z. B. für Besprechungen mit weiteren Projektbeteiligten und Interessengruppen sowie Auftragnehmern für interne Workshops und Veranstaltungen im Rahmen der TenneT TSO GmbH-Richtlinien)
    • Verwaltung der jeweiligen Kalender (Reisekalender, Raumkalender, Projekt-/Department-Kalender etc.)
    • Bestellung von Werbemitteln, Visitenkarten, Büromaterial und Arbeitssicherheitsausrüstung
    • Erstellung elektronischer Bestellanforderungen (eBANF) für Programm- und Projektthemen in Abstimmung mit dem Financial Project Accountant
    • Unterstützung bei IT-Ticket-Erstellung rund um IT-Hardware/Software und Fortbildungsmaßnahmen
    • Unterstützung bei personellen Veränderungen (Eintritt/Onboarding, Austritt/Offboarding, Wechsel der Organisationseinheit)
    • Pflege von Outlook-Verteilern (Programm- und/oder Projektverteilern)
    • Verwaltet und administriert die (programm- und projektbezogene) Ablage im Microsoft SharePoint
    • Einweisung von Programm- und Projektmitgliedern in die interne Ablagestruktur der LPG-Projektarbeitsbereiche (Microsoft SharePoint)
    • Unterstützt das Projektteam bei der Übersetzung von Projekt-Dokumenten und Schriftverkehr
    • Reisekostenabrechnungen für Heads nach Abstimmung mit dem jeweiligen Head
    • Pflege der Abwesenheiten bei Krankheiten bzw. Ausfalltagen in MyHR (Zeitbeauftragtenfunktion)
    • Rechnungsprüfung über SAP, z. B. Rechnungen von Veranstaltungen
    • Postbearbeitung/Telefondienst
    • Support bei der Einrichtung und Verwaltung (z. B. Zutrittsberechtigungen, Einhaltung EU-DSGVO, Standort-Begehungen) von Projektbüros, je nach Standortzugehörigkeit
    • Für die Dauer des Projekts ist eine Anwesenheit in den Projektbüros Münchberg und Weiden erforderlich. Interne Abstimmungstermine können hin und wieder am Standort Bayreuth stattfinden
    • Aktiver Beitrag zu einem sicheren Arbeitsumfeld für sich selbst, Ihre Kolleginnen und Kollegen sowie externe Arbeitnehmer

    Kompetenzen und Profil


    Qualifikation / Profil

    Abgeschlossene kfm. Ausbildung oder ähnliche Qualifikation sowie ausgeprägte Fähigkeiten in der Büroorganisation

    • Einschlägige Berufserfahrung in Großprojekten, projektbezogenen Arbeitsprozessen und in den oben genannten Aufgabengebieten wünschenswert
    • Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
    • Nachweisbare gute Kenntnisse mit der Software Microsoft SharePoint (derzeit SP 2013) wünschenswert
    • Basiswissens im Projektmanagement von Vorteil
    • Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Durchsetzungsvermögen
    • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
    • Ausgeprägte Kontakt- und Teamfähigkeit

    Wie bewerben?


    Sie finden sich in dieser Stellenbeschreibung wieder und haben Interesse an dieser Position?

    Dann freuen wir uns auf die Zusendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen

    (Lebenslauf, Zeugnisse) an unseren Kollegen, Herrn Gergely Bátai.

    E-Mail: gergely.batai@emagine.de

     

     

     

    Über emagine


    Über 25 Jahre hinweg hat sich emagine als Lösungsanbieter und Premiumpartner für zukunfts­weisende und anspruchsvolle Technologieprojekte international einen Namen gemacht. Mit rund 3.300 Mitarbeitern, externen Beratern und Spezialisten planen, steuern und implementieren wir diese Projekte heute weltweit für namhafte Unternehmen. Jedes Jahr führen wir gemeinsam mit unseren Experten zahlreiche IT-, Engineering- oder Business-Projekte zum Erfolg und verbinden dabei Kompetenz mit vertrauensvoller Partnerschaft und persönlicher Betreuung. Die emagine Gruppe hatte sich 2021 mit dem skandinavischen Marktführer ProData Consult zusammengeschlossen und ist an 23 Standorten in West- und Nordeuropa, drei Nearshore-Hubs in Polen und einem Offshore-Zentrum in Indien präsent. Für das Jahr 2021 weist die Unter­nehmensgruppe einen Umsatz von über 442 Mio. Euro aus.

    Kontakt


    Andrea Èva Szentpéteri

    +49 40 2263937-31

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    emagine in Zahlen


    25 Jahre Partner für IT- und Engineering-Lösungen
    442+ Mio. € Umsatz im Jahr 2021
    3,300 Berater in Kundenprojekten

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    Über 25 Jahre hinweg hat sich emagine als Lösungsanbieter und Premiumpartner für zukunfts­weisende und anspruchsvolle Technologieprojekte international einen Namen gemacht. Mit rund 3.300 Mitarbeitern, externen Beratern und Spezialisten planen, steuern und implementieren wir diese Projekte heute weltweit für namhafte Unternehmen. Jedes Jahr führen wir gemeinsam mit unseren Experten zahlreiche IT-, Engineering- oder Business-Projekte zum Erfolg und verbinden dabei Kompetenz mit vertrauensvoller Partnerschaft und persönlicher Betreuung. Die emagine Gruppe hatte sich 2021 mit dem skandinavischen Marktführer ProData Consult zusammengeschlossen und ist an 23 Standorten in West- und Nordeuropa, drei Nearshore-Hubs in Polen und einem Offshore-Zentrum in Indien präsent. Für das Jahr 2021 weist die Unter­nehmensgruppe einen Umsatz von über 442 Mio. Euro aus.

     

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